La question est récurrente concernant la validité et temps de conservation des documents administratifs, factures ou attestations des différents organismes débiteurs ou créditeurs. Combien de temps faut-il garder ses papiers, quelles sont les durées de conservation maximale et validité des actes civils ?
Sachez que la réglementation du temps de conservation des documents selon leur domaine est fixée par la loi. Le délai varie aussi toujours selon le type et la nature du document. N’hésitez pas à bien respecter les temps de conservation prescrits, car certains documents sont indispensables pour bénéficier de droits sociaux.
Réglementation de la conservation des documents de ressources humaines
Le cadre légal de conservation des différents documents de ressources humaines est défini dans les articles L3245-1, L1234-19 et L1234-20 du Code du travail.
Comme son terme l’indique, les documents de ressources humaines comprennent tous les documents définissant vos ressources professionnelles : contrats de travail et bulletins de paie, les périodes d’inactivité comme le chômage ou autres congés légaux certifiés par les justificatifs allocations chômage, la retraite et les impôts (avis d’imposition annuels).
La loi El Khomri a permis la dématérialisation des bulletins de salaire. Ces documents reçus et conservés au format numérique ont la même valeur juridique que la présentation de ces documents au format papier.
Conservation et validité des papiers d’identité et documents d’état civil ?
Le délai de conservation des différents documents justifiant l’identité et les documents d’état civil est régi par le Code civil. Pour la plupart, ces documents civils doivent être conservés à vie :
- Actes d’état civil et acte reconnaissance d’un enfant ;
- Jugement de divorce ou d’adoption ;
- Contrat de mariage ;
- Livret de famille ;
- Diplômes ;
- Permis de conduire.
Quelle est la durée de validité d'un acte d'état civil ?
En principe, les documents extraits ou copies intégrales d'état civil sont valables, quelle que soit leur date de délivrance. Pour les actes de naissance, mariage et décès, ils seront valables tant qu’il n’y a pas de modification à apporter.
Cependant, pour certains documents, une ancienneté doit être respectée. C’est le cas pour l’acte de mariage ou le certificat d’un PACS, l’acte a une validité de 3 mois maximum pour une délivrance en France (6 mois pour un service d’émission étranger).
Selon les démarches effectuées auprès des organismes sociaux, la validité des actes peut être permanente : c’est le cas pour les demandes d’allocations ou pension de réversion. Malgré tout, certaines instances peuvent demander un acte civil récent de moins de 3 mois.
Informez-vous avec les textes de référence :
- Code civil : articles 63 à 76 : Article 70
- Code des relations entre le public et l'administration : articles R113-5 à R113-9 : Article R113-7
Délai de conservation et validité des documents de santé
Les documents liés à la santé des individus sont protégés par la loi, ils sont classés dans trois catégories distinctes :
- la Certification des hébergeurs de données de santé (certification HDS), autorisant l’hébergement sécurisé des données de santé à caractère personnel ;
- le Code de la Sécurité Sociale, article L332-1 et ceux allant de R165-36 à R165-44 ;
- la circulaire du 12 juillet 2010 définissant le cadre des prescriptions applicables en matière de sécurité sociale.
Comme pour les documents de ressources humaines, les justificatifs de santé et les documents émis par les professionnels de la santé ont une durée de validité en fonction du type et de la nature du papier ou du certificat. Les ordonnances médicales comme le récépissé mutuel ont une durée de validité d’un an, tandis que la carte vitale, la carte groupe sanguin sont des certifications à conserver à vie.
Durée de conservation des papiers de banque et d’assurance
Dans les domaines de la finance personnelle, soit les documents reçus par les banques et des assurances, il faut retenir deux délais de conservation :
- Tous les contrats, avis d’échéances, quittances et courriers de résiliation sont à conserver pendant 5 ans ;
- Les documents prouvant les sinistres et les reçus d’assurance-vie doivent être gardés 10 ans.
L’émission et la conservation de documents de banque et d’assurance sont encadrées par divers articles de loi du code des assurances et code civil.
Archivage des documents liés aux achats immobiliers ou locations
Dans cette catégorie de documents liés à l’immobilier, plusieurs lois définissent le cadre légal du temps d’archivage des documents :
- La loi ÉLAN et la loi ALUR ont été émises dans le but de faciliter la construction de nouveaux logements et faciliter l’accès au logement pour tous ;
- Le Code général des collectivités territoriales, la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 encadrent les collectivités territoriales, les copropriétés et les locations.
La majorité des documents de gestion liés au logement comme les factures d’eau et électricité, quittances de loyer, factures diverses de travaux et documents de copropriété doivent être conservés entre 5 et 10 ans.
Les actes d’achat immobilier, règlement de propriété et actes notariés, doivent être conservés à vie.
