Article 1 : Avant-Propos

Le RGPD et vous…


La protection des données personnelles est l’une de nos préoccupations majeures.
La politique de confidentialité s’inscrit dans un contexte juridique marqué par le Règlement Européen sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016), applicable depuis le 25 mai 2018 et la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relatif à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Ainsi, la présente politique de protection des données a pour but de vous présenter :

  • Le responsable de traitement des données à caractère personnel
  • La manière dont sont collectées et traitées vos données. Une donnée personnelle est une donnée permettant d’identifier une personne physique.
  • Vos droits concernant l’utilisation de vos données personnelles
  • Les destinataires à qui vos données sont transmises
  • La politique du site en matière de gestion des cookies

Cette politique de confidentialité est complémentaire aux mentions légales présentes sur le site internet et aux conditions générales de vente.



Article 2 : Lexique

Promis, vous allez nous comprendre !


Une Donnée à caractère personnel (ou Donnée Personnelle) est toute information relative à une personne identifiée ou identifiable, c’est-à-dire permettant de l’identifier directement (ex., le nom et le prénom) ou indirectement (ex., les cookies).

Un Traitement de données personnelles est toute opération ou ensemble d'opérations (automatisées ou non) appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, comme par exemple : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la transmission de données

Le Responsable de traitement détermine les finalités (les objectifs du traitement) et les moyens des traitements.

Le Sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sous ses instructions.



Article 3 : Principes Généraux

Des obligations juridiques, nous en avons !


Conformément aux dispositions de l’article 5 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la collecte et le traitement de vos données personnelles respectent les principes suivants :

  • Licéité, loyauté et transparence : la collecte et le traitement des données personnelles ne peuvent reposer que sur une base légale définie au préalable (exécution d’un contrat, obligation légale, consentement, intérêt légitime, préservation des intérêts vitaux)
  • Finalités limitées : la collecte et le traitement des données personnelles sont réalisés pour répondre à un ou plusieurs objectifs définis
  • Minimisation de la collecte et du traitement de données : seules les données strictement nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis sont collectées
  • Conservation des données limitée dans le temps : le responsable de traitement est dans l’obligation de définir des durées de conservation concernant les données personnelles traitées
  • Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées : le responsable de traitement s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des données collectées.


Article 4 : Responsable de Traitement et Sous-Traitant

Nous sommes responsables des données confiées !


En tant que responsable de traitement, ADMINISTRATIS s’engage à respecter les obligations issues du Règlement et de la Loi Informatique et Libertés modifiée, concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel. Conformément à l’article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre toute les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos données personnelles.

En tant que sous-traitant, ADMINISTRATIS s’engage à traiter les données à caractère personnel des clients professionnels qu’autant que cela s’avère nécessaire pour l’exécution du contrat conclu. ADMINISTRATIS s’engage à suivre les instructions écrites du client, conformément à l’article 28 du RGPD.



Article 5 : Données à caractère personnel collectées et traitées : Quelles données ?

Que savons-nous sur vous ?


Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires à la réalisation de nos missions. Ainsi, dans le cadre de son activité, ADMINISTRATIS est susceptible de collecter et traiter les informations suivantes :

Données à caractère personnel collectées et traitées : Quelles données ?

Dans le cadre de notre activité aussi bien en tant que Responsable de traitement qu’en tant que Sous-traitant, nous sommes amenés à avoir connaissance de données sensibles telles que des données relatives :

  • aux convictions religieuses pouvant indiquer la nationalité;
  • aux données de santé via le décès d’une personne ainsi que des informations sur le défunt;
  • aux condamnations pénales ou judiciaires.

Conscients du niveau de sensibilité de ces informations, nous avons à cœur de vous garantir un niveau maximum de confidentialité, ainsi qu’un engagement dans le respect de nos obligations légales et règlementaires. Toutes les données collectées sont ainsi strictement nécessaires à la réalisation de la mission que vous nous avez confiée.



Article 6 : Données à caractère personnel collectées et traitées : Pour quelles raisons ?

Nous tenons à vous expliquer !


Dans l’ensemble de ces situations, ADMINISTRATIS agit en qualité de « Responsable de traitement » au sens du RGPD.

 

Gestion du site internet vitrine et des sites secondaires

DONNÉES COLLECTÉES

RAISONS DE LA COLLECTE

FONDEMENT JURIDIQUE

DURÉES DE CONSERVATION

  • Identité
  • Vie personnelle
  • Vie professionnelle
  • Données de connexion
  • Internet
  • Données sensibles

Nous utilisons ces données afin de :

- Mettre à jour le blog et les sites internet
- Gérer les formulaires de contact
- Répondre aux demandes émanant du formulaire de contact
- Procéder à des analyses d’audience ou réaliser des statistiques via Google Analytics (si accord)

Consentement

Vos données de navigation sur notre site internet sont conservées pour une durée maximale de 13 mois

Les données récoltées par le biais du formulaire sont conservées durant 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

 

- Contrôler et améliorer nos sites Internet
- Sécuriser nos sites Internet et assurer notre et votre protection contre la fraude.

Intérêt légitime



Gestion des Clients

DONNÉES COLLECTÉES

RAISONS DE LA COLLECTE

FONDEMENT JURIDIQUE

DURÉES DE CONSERVATION

  • Identité
  • Vie personnelle
  • Vie professionnelle
  • Informations économiques
  • Données de connexion
  • Données sensibles

Nous utilisons ces données afin de :

- Gérer la relation commerciale
- Créer des fiches clients
- Préparer l’offre client
- Effacer les fiches clients
- Gérer les devis, facturations, etc…
- Gérer les relances clients
- Réceptionner et traiter les documents justificatifs relatifs aux demandes des clients
- Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière

Exécution d’un contrat

Conservation le temps de la relation commerciale et 5 ans après la fin de la relation.

Conservation des factures pendant 10 ans.

 

- Contrôler et améliorer nos sites Internet
- Procéder à des analyses d’audience ou réaliser des statistiques via Google Analytics (si consentement)
- Sécuriser nos sites Internet et assurer notre et votre protection contre la fraude.

Intérêt légitime



Gestion des Prospects

DONNÉES COLLECTÉES

RAISONS DE LA COLLECTE

FONDEMENT JURIDIQUE

DURÉES DE CONSERVATION

  • Identité
  • Vie professionnelle
  • Vie personnelle
  • Informations économiques
  • Données de connexion
  • Données sensibles

Nous utilisons ces données afin de :

- Réceptionner les formulaires de contact
- Réceptionner les justificatifs

Intérêt légitime

Les données sont conservées 3 ans à compter du dernier contact.



Gestion des actes d’etat civil émanant des particuliers

DONNÉES COLLECTÉES

RAISONS DE LA COLLECTE

FONDEMENT JURIDIQUE

DURÉES DE CONSERVATION

  • Identité
  • Vie personnelle
  • Vie professionnelle
  • Informations économiques
  • Localisation
  • Internet
  • Données sensibles

Nous utilisons ces données afin de :

- Traiter les notifications de STRIPE
- Réceptionner les formulaires de demande d’actes d’état civil
- Gérer la base de données de demandes client
- Contacter les clients par courriel lorsqu’ils souhaitent un complément d’information
- Rassembler les données pour les transmettre à l’administration concernée
- Gérer les réclamations clients
- Effectuer les relances auprès de l’administration concernée
- Transmettre les pièces justificatives pour les professionnels

Exécution d’un contrat

Conservation le temps de la relation commerciale et 5 ans après la fin de la relation.



Dans le cadre de nos missions, ADMINISTRATIS agit en qualité de « sous-traitant » pour le compte de ses clients professionnels :


Gestion des actes d’etat civil émanant des professionnels

DONNÉES COLLECTÉES

RAISONS DE LA COLLECTE

FONDEMENT JURIDIQUE

DURÉES DE CONSERVATION

  • Identité
  • Vie personnelle
  • Vie professionnelle
  • Informations économiques
  • Données de connexion
  • Internet
  • Données sensibles

Nous utilisons ces données afin de :

- Traiter les notifications de STRIPE
- Réceptionner les formulaires de demande d’actes d’état civil
- Gérer la base de données de demandes client
- Contacter les clients par courriel lorsqu’ils souhaitent un complément d’information
- Rassembler les données pour les transmettre à l’administration concernée
- Gérer les réclamations clients
- Effectuer les relances auprès de l’administration concernée
- Transmettre les pièces justificatives pour les professionnels

Exécution du contrat

Conservation le temps de la relation commerciale et 5 ans après la fin de la relation.



Article 7 : Données à caractère personnel : Qui a accès à vos données personnelles ?

On ne les transmet pas à n’importe qui !


ADMINISTRATIS s’engage à ne transmettre vos données personnelles qu’aux tiers autorisés tels que l’administration des impôts ou encore l’administration de la justice, de la police et de la gendarmerie.
ADMINISTRATIS peut, éventuellement, transmettre vos données personnelles à des sous-traitants tel que :

  • STRIPE : solution de paiement en ligne
  • LWS : hébergeur des données du site, serveur et gestionnaire des bases de données
  • GOOGLE ANALYTICS : réalisation des statistiques de navigation (uniquement en cas d’acceptation des cookies)

Le recours à ces prestataires est nécessaire à la bonne réalisation de nos services. Nous nous engageons à vérifier et garantir le respect de leur conformité au regard du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés modifiée.

Hormis les destinataires cités ci-dessus, ADMINISTRATIS s’engage à ne pas transmettre vos données personnelles, à des tiers ou à des organismes externes, sans votre accord express.

ADMINISTRATIS ne procède et ne procèdera à aucune vente, aucune cession, aucune communication de vos données personnelles à des tiers non autorisés.

ADMINISTRATIS n’a recours à aucune décision automatisée sur la base de vos données personnelles. Aucun profilage n’est mis en œuvre lors du traitement, et les données que nous collectons ne seront jamais utilisées sans intervention humaine.



Article 8 : Vos Droits

Vous avez toutes les cartes en main !


8.1 Vos droits

Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :


Vos Droits

8.2 Le référent interne
ADMINISTRATIS n’est pas dans l’obligation de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPD). Toutefois et afin de vous permettre d’exercer vos droits, vous pouvez contacter notre référent interne par e-mail ou par courrier à l’adresse du siège social : 15 rue des Halles - 75001 PARIS.

8.3 La réclamation auprès de la CNIL
Vous pouvez à tout moment, introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente à savoir la Commission National de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en consultant le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.



Article 9 : Les Mesures de Sécurité

Vous nous confiez vos données, nous en prenons soin !


ADMINISTRATIS se préoccupe de la sécurité des données personnelles qu’il s’engage à traiter de manière sécurisée et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie.

ADMINISTRATIS a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection des données adéquat par rapport à la nature et la finalité des traitements.

Ainsi, conformément à l’article 32 du RGPD relatif à la sécurité des traitements, ADMINISTRATIS a mis en place :

  • Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et services de traitement
  • Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique

L’obligation de sécurité reste toutefois une obligation de moyens c’est-à-dire que nous mettons tout en œuvre pour garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles.

L’ensemble des personnes ayant accès à vos données personnelles ont été sensibilisées aux bonnes pratiques en matière de protection des données. Elles sont tenues par une obligation de confidentialité, et s’exposent en cas de non-respect de cette disposition à des sanctions disciplinaires.



Article 10 : Les transferts de données Hors Union Européenne

Un voyage bien organisé !


Dans le cadre de notre activité et pour la gestion de vos demandes, nous ne sommes pas amenés à transférer directement vos données en dehors de l’Union Européenne.

Toutefois, en cas de transmission de vos données personnelles en dehors de l’Union Européenne, nous nous assurerons que ces pays garantissent un niveau de protection des données suffisant et approprié.

Nous nous engageons à vous informer en amont de la possibilité d’effectuer des transferts de données hors Union Européenne et ainsi, nous vous communiquerons les garanties mises en place pour assurer un niveau de protection suffisant et approprié.



Article 11 : Les Cookies

Vous avez le choix entre manger des cookies ou vous mettre au régime


Comme sur la plupart des sites internet, notre site internet utilise des cookies qui peuvent être classés en deux catégories :


Performance / Analytique Strictement nécessaires

Ces cookies collectent des informations anonymes sur votre utilisation de notre site. Les informations collectées par ces cookies sont utilisées uniquement pour améliorer votre utilisation de notre site et jamais aux fins de vous identifier. Parfois, ces cookies sont placés par des fournisseurs tiers de services d’analyse de trafic web, comme Google Analytics.

Ces cookies sont essentiels pour vous permettre de naviguer sur nos sites Internet et utiliser ses fonctionnalités.

Si vous souhaitez limiter vos traces, il est recommandé de les refuser par défaut via le bandeau de gestion des cookies que nous avons mis en place sur notre site internet.

Vous trouverez également dans notre politique des cookies la procédure à suivre pour accepter, personnaliser ou refuser les cookies en exprimant votre choix à l’aide du bandeau qui apparaît en bas de votre écran.



Article 12 : Mise à jour de la Politique de Protection des Données

Vous tenez le bon bout, c’est bientôt la fin de la lecture !


La présente politique de protection des données personnelles peut être amenée à évoluer. La dernière mise à jour a été effectuée le 01/07/2021.